如何在Worktile中進(jìn)行會(huì)議和日程安排

在日常工作中，我們經(jīng)常需要和團(tuán)隊(duì)成員討論工作內(nèi)容，因此會(huì)時(shí)不時(shí)的參與大大小小的會(huì)議。但是在開(kāi)會(huì)這方面，我們經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，比如會(huì)議太多，容易忘記和混淆會(huì)議主題和時(shí)間;會(huì)議室資源有限，開(kāi)會(huì)時(shí)其他同事誤入會(huì)議室;會(huì)議總有人因忘記會(huì)議時(shí)間而缺席或遲到，影響會(huì)議效率。

面對(duì)這些問(wèn)題，利用Worktile的日歷應(yīng)用能夠很好的解決公司內(nèi)部的會(huì)議和日程安排問(wèn)題，良好的日程管理有助于提高時(shí)間利用率。

日程分類管理

由于業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，所以不同部門組織的會(huì)議類型也不同，為了便于管理，同時(shí)也為了保障不同部門日程的私密性，公司所有日程最好以部門或會(huì)議類型為依據(jù)進(jìn)行分類管理。

所以在企業(yè)創(chuàng)建之初，就要先在團(tuán)隊(duì)日程中以部門或會(huì)議類型為依據(jù)創(chuàng)建日歷，這樣不僅能保證會(huì)議的私密性，還可以根據(jù)會(huì)議類型查看相關(guān)會(huì)議，如：研發(fā)部日歷、人力資源部部日歷、培訓(xùn)日歷等。

會(huì)議安排 將各部門會(huì)議進(jìn)行分類并創(chuàng)建相應(yīng)日歷后，就可進(jìn)行日程安排。用日歷組織會(huì)議時(shí)，點(diǎn)擊新建日程填寫以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、所屬日歷、會(huì)議的開(kāi)始和截止時(shí)間、參會(huì)人、所需會(huì)議室或其他投影設(shè)備等資源、是否需要重復(fù)、提醒、描述、是否為僅參與者可見(jiàn)。

解決會(huì)議時(shí)間及資源沖突問(wèn)題

在進(jìn)行會(huì)議安排時(shí)，除了有參會(huì)人空閑時(shí)間不一致的情況，還經(jīng)常面臨會(huì)議時(shí)間到了卻沒(méi)有會(huì)議室的尷尬，以上都是會(huì)議安排中常見(jiàn)的沖突，為了避免以上問(wèn)題，提高會(huì)議組織效率，Worktile提供了日程排期小助手功能，最大限度避免會(huì)議時(shí)間和資源沖突。

創(chuàng)建日程并選擇參會(huì)人及會(huì)議所需會(huì)議室后，打開(kāi)日程排期小助手，可以看到每個(gè)參會(huì)人的日程安排情況，紅色為忙碌說(shuō)明已有需要參與的會(huì)議，黃色為暫定說(shuō)明雖有需要參與的日程但還沒(méi)確定是否會(huì)參會(huì)，空白時(shí)間則代表沒(méi)有會(huì)議安排。

為了確保會(huì)議開(kāi)始時(shí)所有參與人都能到場(chǎng)，會(huì)議組織者通常會(huì)在會(huì)議開(kāi)始前逐一提醒參會(huì)者，但在參會(huì)人比較多時(shí)，會(huì)給會(huì)議組織者帶來(lái)很大的工作量。Worktile日歷中的提醒功能能夠針對(duì)每個(gè)日程設(shè)置多個(gè)提醒，且支持系統(tǒng)消息、電子郵件、手機(jī)短信、系統(tǒng)彈窗4種提醒方式，確保會(huì)議到場(chǎng)率及各參會(huì)人的到場(chǎng)時(shí)間，提高會(huì)議組織者的組織效率。

合理的使用Worktile日歷應(yīng)用能夠輕松解決會(huì)議及日程安排中常見(jiàn)的問(wèn)題及沖突，如果你經(jīng)常負(fù)責(zé)會(huì)議的安排，那么不妨嘗試一下Worktile的日歷應(yīng)用。