如何在Worktile中進(jìn)行會議和日程安排

在日常工作中，我們經(jīng)常需要和團(tuán)隊成員討論工作內(nèi)容，因此會時不時的參與大大小小的會議。但是在開會這方面，我們經(jīng)常會遇到各種各樣的問題，比如會議太多，容易忘記和混淆會議主題和時間;會議室資源有限，開會時其他同事誤入會議室;會議總有人因忘記會議時間而缺席或遲到，影響會議效率。

面對這些問題，利用Worktile的日歷應(yīng)用能夠很好的解決公司內(nèi)部的會議和日程安排問題，良好的日程管理有助于提高時間利用率。

日程分類管理

由于業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，所以不同部門組織的會議類型也不同，為了便于管理，同時也為了保障不同部門日程的私密性，公司所有日程最好以部門或會議類型為依據(jù)進(jìn)行分類管理。

所以在企業(yè)創(chuàng)建之初，就要先在團(tuán)隊日程中以部門或會議類型為依據(jù)創(chuàng)建日歷，這樣不僅能保證會議的私密性，還可以根據(jù)會議類型查看相關(guān)會議，如：研發(fā)部日歷、人力資源部部日歷、培訓(xùn)日歷等。

會議安排 將各部門會議進(jìn)行分類并創(chuàng)建相應(yīng)日歷后，就可進(jìn)行日程安排。用日歷組織會議時，點擊新建日程填寫以下內(nèi)容：會議名稱、所屬日歷、會議的開始和截止時間、參會人、所需會議室或其他投影設(shè)備等資源、是否需要重復(fù)、提醒、描述、是否為僅參與者可見。

解決會議時間及資源沖突問題

在進(jìn)行會議安排時，除了有參會人空閑時間不一致的情況，還經(jīng)常面臨會議時間到了卻沒有會議室的尷尬，以上都是會議安排中常見的沖突，為了避免以上問題，提高會議組織效率，Worktile提供了日程排期小助手功能，最大限度避免會議時間和資源沖突。

創(chuàng)建日程并選擇參會人及會議所需會議室后，打開日程排期小助手，可以看到每個參會人的日程安排情況，紅色為忙碌說明已有需要參與的會議，黃色為暫定說明雖有需要參與的日程但還沒確定是否會參會，空白時間則代表沒有會議安排。

為了確保會議開始時所有參與人都能到場，會議組織者通常會在會議開始前逐一提醒參會者，但在參會人比較多時，會給會議組織者帶來很大的工作量。Worktile日歷中的提醒功能能夠針對每個日程設(shè)置多個提醒，且支持系統(tǒng)消息、電子郵件、手機(jī)短信、系統(tǒng)彈窗4種提醒方式，確保會議到場率及各參會人的到場時間，提高會議組織者的組織效率。

合理的使用Worktile日歷應(yīng)用能夠輕松解決會議及日程安排中常見的問題及沖突，如果你經(jīng)常負(fù)責(zé)會議的安排，那么不妨嘗試一下Worktile的日歷應(yīng)用。